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物業(yè)管理公司辦公室管理規(guī)定
編輯:海南房產(chǎn)網(wǎng) 發(fā)布日期:2016-09-10 00:00:00 有效期:發(fā)布當(dāng)天 閱讀 592 次
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0 適用范圍
適用物業(yè)管理有限公司及下屬各管理處辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0 職責(zé)
3.1行政人事部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3行政人事部文員負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0 程序要點(diǎn)
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序、不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5行政人事部文員及各管理處負(fù)責(zé)人應(yīng)在上班前10時辰打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。
4.1.6遇到雨天,各管理處負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識。
4.1.7辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1電腦。
A) 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。
B) 啟動與關(guān)閉的一般程序:
----啟動電源插座開關(guān);
----啟動穩(wěn)壓器開關(guān);
----啟動電腦主機(jī)開關(guān);
----啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);
----關(guān)閉電腦程序:頭先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”,然后按開啟程序的反方向操作。
C) 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用的,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
D) 正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
4.2.2打印機(jī)。
A) 聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
B) 打印機(jī)啟動與關(guān)閉的一般程序:
----啟動打印機(jī)的開關(guān);
----放好所需打印機(jī)的紙張;
----在電腦對話框進(jìn)行打印操作;
----關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。
C)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
D)使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
E) 打印文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部、管理處經(jīng)理或分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。
F) 打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印。
G) 為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復(fù)印機(jī)。
A) 管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機(jī)插座電源:
----開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動預(yù)熱;
----檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);
----復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān);
----關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座;
----正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
B) 復(fù)印程序
----所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;
----復(fù)印頁數(shù)在兩份(含)以上或三頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)?。?br />----復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺后,選定復(fù)印數(shù)按“開始”鍵復(fù)印;
----復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);不屬實(shí)的,將情況匯報行政部經(jīng)理處理:一般情況下,次違規(guī)給予口頭警告;次或以上違規(guī)給予書面警告處分;
----如果復(fù)印機(jī)出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。
C)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、各機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。
C) 為節(jié)約紙張不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24公里開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
A) 接收傳真:
----傳真應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真信號是否穩(wěn)定;
----收到傳真件后,由傳真機(jī)管理員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)單位、發(fā)人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等登記在《傳真登記表》內(nèi);
----10時辰以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。
B) 發(fā)傳真實(shí)行一級審批制度:部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:
----傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)部門、發(fā)人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;(找房地產(chǎn)資料到中國地產(chǎn)商www.zgdcs.com)
----傳真機(jī)管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)過去;
----傳真機(jī)管理員應(yīng)在3時辰之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)的時間登記在《發(fā)傳真記錄表》內(nèi)。
C) 傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)的有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5碎紙機(jī):
A) 碎紙機(jī)是對公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀;
B) 碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機(jī)器;
C) 按照碎紙機(jī)要求,一次不得超過放入量,一般情況下,不得超過三張復(fù)印紙的厚度;
D) 操作人員按以上要求,打開碎紙機(jī)電源,將須切碎的紙張放入切紙口,讓碎紙機(jī)自動切碎紙張;
E) 當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;
F) 正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
A) 為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能
B) 除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政人事部接待處登記后,方可操作。
C) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
D) 上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批,到行政人事部登記后,方可操作,電話費(fèi)從工資中扣除。
E) 個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄,次月1日報行政部備案。
F) 行政人事部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。
----到電信局打印電話費(fèi)清單。
----逐項(xiàng)核對登記記錄。
----將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政經(jīng)理審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名,所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費(fèi)用、備注等:偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分。
----每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
G) 電話接打技巧詳見《公司機(jī)關(guān)員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7行政人事部每月10日前將各部門的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在《月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》內(nèi),予以通報。
4.2.8常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:
A) 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:
----防塵;
----防曬;
----防潮;
----防腐蝕;
----其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。
B) 保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行,詳見《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:
----行政人事部制定《保養(yǎng)與維修計(jì)劃》報物業(yè)經(jīng)理審批;
----評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;
----簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議;
----按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。
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