1.0 目的
規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。
2.0 適用范圍
適用物業(yè)管理有限公司及下屬各管理處辦公區(qū)的日常管理工作。
3.0 職責(zé)
3.1行政人事部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.2管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。
3.3行政人事部文員負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。
3.4各管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)域的日常管理工作。
3.5各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。
4.0 程序要點(diǎn)
4.1物品擺放。
4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置，不得隨意調(diào)整。
4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的，按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序、不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。
4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。
4.1.5行政人事部文員及各管理處負(fù)責(zé)人應(yīng)在上班前10時辰打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備，檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。
4.1.6遇到雨天，各管理處負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識。
4.1.7辦公區(qū)嚴(yán)禁高聲喧嘩。
4.2常用辦公設(shè)備的使用。
常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。
4.2.1電腦。
A） 經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用。
B） 啟動與關(guān)閉的一般程序：
----啟動電源插座開關(guān)；
----啟動穩(wěn)壓器開關(guān)；
----啟動電腦主機(jī)開關(guān)；
----啟動顯示器開關(guān)（電腦開始正常操作）；
----關(guān)閉電腦程序：頭先在“開始”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，然后按開啟程序的反方向操作。
C） 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫時不用的，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。
D） 正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
4.2.2打印機(jī)。
A） 聯(lián)機(jī)。一般情況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī)。
B） 打印機(jī)啟動與關(guān)閉的一般程序：
----啟動打印機(jī)的開關(guān)；
----放好所需打印機(jī)的紙張；
----在電腦對話框進(jìn)行打印操作；
----關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。
C）打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作。
D）使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。
E） 打印文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部、管理處經(jīng)理或分管人員批準(zhǔn)，在文稿上簽字后方可予以打印。
F） 打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后，再進(jìn)行打印。
G） 為節(jié)約紙張，文稿未進(jìn)行校對之前，打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。
4.2.3復(fù)印機(jī)。
A） 管理人員應(yīng)在開始上班時接通復(fù)印機(jī)插座電源：
----開啟復(fù)印機(jī)開關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動預(yù)熱；
----檢查復(fù)印紙是否放好（可以開始工作）；
----復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān)；
----關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座；
----正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
B） 復(fù)印程序
----所有需復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記，然后再復(fù)印；
----復(fù)印頁數(shù)在兩份（含）以上或三頁以上的，須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)?。?br />----復(fù)印人員做好登記以后，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺后，選定復(fù)印數(shù)按“開始”鍵復(fù)印；
----復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn)；不屬實(shí)的，將情況匯報行政部經(jīng)理處理：一般情況下，次違規(guī)給予口頭警告；次或以上違規(guī)給予書面警告處分；
----如果復(fù)印機(jī)出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。
C）復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、各機(jī)各一次，盡量避免頻繁開關(guān)。
C） 為節(jié)約紙張不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。
4.2.4傳真機(jī)：傳真機(jī)一般情況下保持24公里開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
A） 接收傳真：
----傳真應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真信號是否穩(wěn)定；
----收到傳真件后，由傳真機(jī)管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)單位、發(fā)人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等登記在《傳真登記表》內(nèi)；
----10時辰以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。
B） 發(fā)傳真實(shí)行一級審批制度：部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批；公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批，內(nèi)容包括：
----傳真機(jī)管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)傳真記錄本》上登記，內(nèi)容包括：發(fā)部門、發(fā)人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等；(找房地產(chǎn)資料到中國地產(chǎn)商www.zgdcs.com)
----傳真機(jī)管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)過去；
----傳真機(jī)管理員應(yīng)在3時辰之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)的時間登記在《發(fā)傳真記錄表》內(nèi)。
C） 傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)的有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.5碎紙機(jī)：
A） 碎紙機(jī)是對公司部分絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀；
B） 碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物（書釘或膠紙等）取出，以免損壞機(jī)器；
C） 按照碎紙機(jī)要求，一次不得超過放入量，一般情況下，不得超過三張復(fù)印紙的厚度；
D） 操作人員按以上要求，打開碎紙機(jī)電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機(jī)自動切碎紙張；
E） 當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作；
F） 正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
4.2.6電話：正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。
A） 為有效控制電話費(fèi)，一般情況下，電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能
B） 除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù)，并在行政人事部接待處登記后，方可操作。
C） 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。
D） 上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批，到行政人事部登記后，方可操作，電話費(fèi)從工資中扣除。
E） 個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后，可開通長途直撥功能，部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄，次月1日報行政部備案。
F） 行政人事部每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢。
----到電信局打印電話費(fèi)清單。
----逐項(xiàng)核對登記記錄。
----將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi)，報行政經(jīng)理審核，內(nèi)容包括：日期、部門、姓名，所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費(fèi)用、備注等：偷打長途電話的，除雙倍扣罰電話費(fèi)外，還將給予警告處分。
----每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。
G） 電話接打技巧詳見《公司機(jī)關(guān)員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.7行政人事部每月10日前將各部門的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在《月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》內(nèi)，予以通報。
4.2.8常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修：
A） 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)，維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書：
----防塵；
----防曬；
----防潮；
----防腐蝕；
----其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。
B） 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行，詳見《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》：
----行政人事部制定《保養(yǎng)與維修計(jì)劃》報物業(yè)經(jīng)理審批；
----評審、選擇保養(yǎng)與維修單位；
----簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議；
----按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。

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