寫字樓管理日常工作內(nèi)容

以下是引用片段：
　　寫字樓物業(yè)的特性和使用要求，決定了寫字樓日常管理的工作內(nèi)容與工作主要在以 下幾個方面：

一、營 銷 推 廣

　　由于寫字樓宇收益性物業(yè)(商業(yè)物業(yè))的特性，決定了營銷推廣是其一項經(jīng)常性的管理工作內(nèi)容。當今的寫字樓宇除了少部分自用外，大部分都用于出售和出租(主要是出租)。寫字樓的整體形象設(shè)計塑造、宣傳推介，辦公空間的分割布局與提升改造，市場分析調(diào)研，與購租客戶的聯(lián)絡(luò)、談判、簽約，客戶投訴與要求的受理與處理，客戶與經(jīng)營管理者、客戶與客 戶間關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及組織客戶參加目的在于聯(lián)絡(luò)感情的各種聯(lián)誼活動等均屬于寫字樓的營銷推廣工作范疇。由于轉(zhuǎn)變投資地點、方向，兼并、破產(chǎn)等各種原因的影響，寫字樓客戶變動的情況時有發(fā)生，固有的客戶對辦公空間重新布置、面積增減、改變設(shè)備配置與服務(wù)等的要求也經(jīng)常存在。因此，為吸引招進和留住客戶，寫字樓的營銷服務(wù)工作是一項十分重要的經(jīng)常性工作，否則，便不能保證較高的租售率，影響寫字樓物業(yè)的收益。這方面應(yīng)有專門的營銷人員在寫字樓前臺工作或設(shè)立專門的辦公室辦公，進行市場行情調(diào)研，主動尋找目標客戶，征求已有客戶對物業(yè)的使用意見，盡力滿足各方面客戶的要求，保證物業(yè)保持較高的租售率。

二、商務(wù)的服務(wù)與管理

　　大型寫字樓辦公機構(gòu)集中，商務(wù)繁忙，一般會議主要提供各種商務(wù)服務(wù)項目的商務(wù) (與大型酒店、賓館類似)。

1.商務(wù)的設(shè)備配置

　　商務(wù)須配備的主要設(shè)備及用品有中英文處理機、打印機、傳真機、電傳機、打字機、電腦、裝訂機、塑封機、口述錄音機、電視、電話、影視設(shè)備、投影儀及屏幕、攝像機以及其他的辦公用品等。商務(wù)設(shè)備的配備可根據(jù)服務(wù)項目的增設(shè)而添置。商務(wù)設(shè)備的正常使用和保養(yǎng)，是提供良好服務(wù)的保證。商務(wù)人員在使用過程中應(yīng)嚴格按照正常操作程序進行操作，定期對設(shè)備進行必要的保養(yǎng)，設(shè)備一旦發(fā)生故障，應(yīng)由專業(yè)人員進行維修。

2.商務(wù)的工作要求和工作程序

　　商務(wù)的服務(wù)是小區(qū)域、多項目的直接服務(wù)。客人對商務(wù)服務(wù)質(zhì)量的評價是以服務(wù)的周到與快捷為出發(fā)點的。要做到服務(wù)周到、快捷，必須依靠經(jīng)驗豐富的工作人員和一套健全的工作程序。

　　(1)工作要求。對商務(wù)工作人員要求有：①流利的外語聽說讀寫能力；②熟練的中英文打字能力；③熟練操作各種設(shè)備的能力；④熟悉商務(wù)信息知識；⑤熟悉秘書工作知識；⑥具備基本的設(shè)備清潔保養(yǎng)知識。

　　(2)工作程序。①服務(wù)前：了解客戶所需服務(wù)項目、服務(wù)時間及服務(wù)要求；向客戶講明收費情況，開據(jù)收費通知單并收一定比例的押金。②服務(wù)中：以準確、快捷為原則，按客人服務(wù)要求準時、準確地完成服務(wù)。③服務(wù)后：完成客人所需服務(wù)后，填寫《商務(wù)費用收據(jù)單》，引導或陪同客人到財務(wù)部結(jié)賬?！渡虅?wù)費用收據(jù)單》一式三份，一聯(lián)交給財務(wù)部，一聯(lián)交給客人，一聯(lián)由商務(wù)存檔。

　　商務(wù)的主要對象是客人，有時寫字樓內(nèi)部人員也因工作需要在商務(wù)使用設(shè)備， 為此制定商務(wù)簽單程序；

　　寫字樓內(nèi)部人員到商務(wù)使用設(shè)備，必須是因工作需要；使用前，必須由該員工所在部門經(jīng)理的同意。須在《商務(wù)設(shè)備使用申請單》上填清原因、內(nèi)容、使用時間及批準人后，在不影響為客人提供服務(wù)的前提下使用。使用后須在《費用結(jié)算單》上簽名。

3.商務(wù)的服務(wù)項目

　　寫字樓客戶業(yè)務(wù)類型不同，自身辦公條件不同，對商務(wù)的服務(wù)范圍要求不同。較齊全的商務(wù)提供的服務(wù)項目包括：

 　　(1)翻譯服務(wù)，包括文件、合同等；

 　　(2)秘書服務(wù)，包括各類文件處理；

 　　(3)辦公系統(tǒng)自動化服務(wù)；

 　　(4)整套辦公設(shè)備和人員配備服務(wù)；

　　 (5)臨時辦公室租用服務(wù)；

 　　(6)長話、傳真、電信服務(wù)；

 　　(7)商務(wù)會談、會議安排服務(wù)；

　　 (8)商務(wù)咨詢、商務(wù)信息查詢服務(wù)；

 　　(9)客戶外出期間保管、代轉(zhuǎn)傳真、信件等；

 　　(10)郵件、郵包、快遞等郵政服務(wù)；

　　 (11)電腦、電視、錄像、攝像、幻燈、BP機、手機租賃服務(wù)等；

　　 (12)報刊、雜志訂閱服務(wù)；

 　　(13)客戶電信設(shè)備 、代裝服務(wù)；

　　 (14)文件、名片等印制服務(wù)；

 　　(15)成批發(fā)放商業(yè)信函服務(wù)；

 　　(16)報刊剪報服務(wù)；

 　　(17)秘書培訓服務(wù)等。

三、前 臺 服 務(wù)

　　小型寫字樓的前臺僅提供基本的問訊解答、引導服務(wù)，大型寫字樓的前臺服務(wù)項目較多 ，主要包括：

　　 (1)問訊服務(wù)和留言服務(wù)，鑰匙分發(fā)服務(wù)；

　　 (2)信件報刊收發(fā)、分揀、遞服務(wù)；
　　　
　　(3)個人行李搬運、寄存服務(wù)；

　　 (4)出租汽車預(yù)約服務(wù)；

 　　(5)提供旅游活動安排服務(wù)；

 　　(6)航空機票訂購、確認；

　　 (7)全國及世界各地酒店預(yù)定服務(wù)；

　　 (8)餐飲、文化體育節(jié)目票務(wù)安排；

　　 (9)文娛活動安排及組織服務(wù)；

 　　(10)外幣兌換，代售磁卡，代售餐券；

 　　(11)花卉代購、遞服務(wù)；

　　 (12)洗衣、衣服務(wù)；

 　　(13)代購清潔物品服務(wù)；

 　　(14)提供公司“阿姨”服務(wù)；

 　　(15)其他各種委托 服務(wù)。

　　有的寫字樓的報修點也設(shè)在前臺，方便客戶報修。

四、設(shè)施設(shè)備管理

　　寫字樓的設(shè)施設(shè)備管理主要應(yīng)做好以下各項工作：

1.設(shè)備管理

 　　(1)建立設(shè)備檔案。做好寫字樓各項設(shè)備驗收文件資料的存檔，建立設(shè)備登記卡。

　　 (2)完善工程部架構(gòu)。

　　 (3)建立各部門、各工種的崗位責任制。

 　　(4)抓好物料采購、供應(yīng)和消耗的環(huán)節(jié)的計劃與控制，開源節(jié)流。

　　寫字樓管理中物料采購、供應(yīng)、領(lǐng)用的一般流程為：

Ａ.采購程序：

　　 (5)制定設(shè)備的保養(yǎng)和維修制度。

 　　(6)建立監(jiān)管制度，監(jiān)督檢查專項維修保養(yǎng)責任公司和個人的工作。

2.維修與保養(yǎng)

　　 (1)報修與維修程序。

Ａ.兩類報修：自檢報修、客戶報修。

　　B.寫字樓管理中公共設(shè)備、設(shè)施維修及客戶室內(nèi)小型維修的報修及維修程序為：

 　　(2)設(shè)備的保養(yǎng)。一般可建立三級保養(yǎng)制度：日常保養(yǎng)(又稱作例行保養(yǎng))；一級保養(yǎng)；二級保養(yǎng)。

 　　(3)設(shè)備的維修。

　　對于設(shè)備的維修控制，關(guān)鍵是抓好維修計劃的制定和維修制度的完善。編制維修計劃時應(yīng)注意：①是否按設(shè)備分類編制計劃。②維修周期是否科學(周期是指兩次大修之間的工作時間)。③維修方法是否恰當。

　　一般的維修方法有：①強制維修法。即不管設(shè)備技術(shù)狀況如何，均按計劃定期維修。②定期檢修法。即根據(jù)設(shè)備技術(shù)性能和要求，制訂維修周期，定期檢修。③診斷維修法。即根據(jù)使用部門的報告和提供的技術(shù)資料，對設(shè)備進行檢查診斷，確定要維修的項目或部件，然后進行維修。④全面維修。即當設(shè)備出現(xiàn)嚴重磨損、損壞或故障時，對主體和部件全面修理 (大修)。

　　建立設(shè)備維修制度主要是設(shè)備檢修制度和報修制度。

　　 (4)設(shè)備的更新改造。這里的關(guān)鍵是要把握好更新改造的時機，制訂切實可行的更新改造方案。

五、保安與消防管理

　　1.保安管理

　　 (1)貫徹保安管理的基本原則是：①賓客至上，服務(wù)。②預(yù)防為主。③誰主管，誰負責。④群防群治，內(nèi)緊外松。

 　　(2)建立保安部的組織機構(gòu)。

　　 (3)制定嚴密的保安規(guī)章制度，明確本部門各類人員的崗位職責。

 　　(4)加強治安防范。主要是加強保安措施，配備專門保安人員和保安設(shè)備(報警裝置、門戶密碼開啟裝置、閉路電視監(jiān)控器等)，加強寫字樓內(nèi)部及外圍保安巡邏，加強對停車場的保安及交通指揮。防止人為破壞治安秩序，杜絕各類可能發(fā)生的事故。

2.消防工作

　　 (1)消防工作的指導思想是：以防為主，宣傳先行，防消結(jié)合。

　　 (2)一般寫字樓的消防系統(tǒng)主要有：

　?、俑墒较老到y(tǒng)：自動報警系統(tǒng)，聯(lián)動總控制屏，ＢＴＭ氣體滅火系統(tǒng)。

　?、跐袷较老到y(tǒng)：自動噴淋系統(tǒng)，消防栓系統(tǒng)(消防泵)。

　?、巯缆?lián)動機構(gòu)：消防風和排煙風機的功能和聯(lián)動試驗；空氣系統(tǒng)鮮風機和排氣機的功能和聯(lián)動試驗；消防電梯的功能試驗。

　?、芑馂?zāi)報警系統(tǒng)：自動報警系統(tǒng)(包括感溫式火災(zāi)報警、感煙式火災(zāi)報警、感光式火災(zāi)報警)，手動報警系統(tǒng)(包括電鈴報警、破碎玻璃報警、緊急電話報警) 。

 　　(3)消防工作的展開：

　　①進行消防宣傳。宣傳的形式有：消防輪訓，利用標語或牌示進行宣傳，發(fā)放消防須知(防火手冊)。宣傳的內(nèi)容有：消防工作的原則，消防法規(guī)，消防須知。

　?、诮⑷壏阑鸾M織，并確立相應(yīng)的防火責任人：管理公司總經(jīng)理、部門經(jīng)理、班組長。

　　③把防火責任分解到各業(yè)主、租戶單元。由各業(yè)主、租戶擔負所屬物業(yè)范圍的防火責任。

　?、?明確防火責任人的職責，根據(jù)《中華人民共和國消防條例》的規(guī)定，制定防火制度。

　?、荻ㄆ诮M織及安排消防檢查，根據(jù)查出的火險隱患發(fā)出消防整改通知書，限期整改。

　?、拗贫ǚ阑鸸ぷ鞔胧瑥闹贫壬项A(yù)防火災(zāi)事故的發(fā)生。

　　⑦配備必需、完好的消防設(shè)備設(shè)施。

　?、喟l(fā)動大家，及時消除火災(zāi)苗頭和隱患。

　?、峤⒆苑?、自救組織。包括：建立義務(wù)消防隊；建立專職消防隊；抓好消防訓

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